Wydatki na ulepszenie i remont środków trwałych

W świetle przepisów podatkowych zdefiniowanie ulepszenia i remontu środka trwałego decyduje o sposobie rozliczenia poniesionych przez podatnika kosztów. W zależności od tej kwalifikacji, nakłady na środek trwały powiększają jego wartość początkową lub podlegają zaliczeniu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

 

W praktyce rozróżnienie remontu od ulepszenia środka trwałego polega na indywidualnej ocenie zakresu przeprowadzonych robót budowlanych. W przypadku zaistniałych wątpliwości, dotyczących kwalifikacji poniesionych wydatków, podatnik może zwrócić się o wydanie opinii biegłego rzeczoznawcy. 

Co to są środki trwałe?

Do środków trwałych zalicza się następujące składniki majątku:

• nieruchomości (grunty, budynki),
• maszyny i urządzenia,
• środki transportu

Zgodnie z definicją zawartą w ustawach o podatku dochodowym,

środki trwałe muszą stanowić własność lub współwłasność podatnika i w momencie przyjęcia ich do eksploatacji mają być kompletne i zdatne do użytku. Przewidywany okres ich używania powinien być dłuższy niż rok. Muszą one być przeznaczone na własne potrzeby podatnika lub do oddania w używanie, na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. 

Na czym polega ulepszenie? 

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza kwotę 3500 zł.

Wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej środków trwałych w stosunku do wartości z dnia przyjęcia ich do używania.
W piśmiennictwie i w orzecznictwie sądów administracyjnych zdefiniowane zostały zakresy prac powodujące ulepszenie środków trwałych. Zgodnie z nimi:

• przebudowa polega na zmianie (poprawie) istniejącego stanu środka trwałego na inny,
• rozbudowa to powiększenie (rozszerzenie) środka trwałego, w szczególności budynków i budowli,
• adaptacja to przystosowanie (przerobienie) składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż ten, do którego był przeznaczony, albo nadanie mu nowych cech użytkowych, 
• rekonstrukcja to odtworzenie (odbudowanie) zużytego całkowicie lub częściowo środka trwałego,
• modernizacja to unowocześnienie środka trwałego. 

Cechą wspólną prac budowlanych polegających na ulepszeniu środka trwałego jest jego unowocześnienie, które podnosi jego wartość użyteczną, przynosząc konkretne, wymierne efekty. Zaliczyć do nich można znaczącą poprawę głównych parametrów użytkowych, zwiększenie ogólnej sprawności technicznej w stosunku do sprawności pierwotnej. W wyniku ulepszenia środek trwały zostaje unowocześniony lub przystosowany do spełnienia innych, nowych funkcji, zyskuje istotną zmianę cech użytkowych.

Ulepszenie a koszty podatkowe

Wszystkie nakłady poniesione przez podatnika na ulepszenie środków trwałych zwiększają ich wartość początkową i ujmowane są w kosztach podatkowych dopiero poprzez odpisy amortyzacyjne. Następstwem zwiększenia wartości początkowej środków trwałych jest zwiększenie wysokości odpisów amortyzacyjnych. Oznacza to, że podatkowe rozliczenie kosztów ulepszenia zostaje rozłożone w czasie. 

Co oznacza remont?

Niejednokrotnie w jednych nakładach inwestycyjnych ponoszonych przez podatnika występują prace modernizacyjne i remontowe. W takich przypadkach kwalifikacja wydatków na remont czy ulepszenie danego środka trwałego wymaga zastosowania wiedzy fachowej (technicznej). 

Pojęcie remontu niezdefiniowane w prawie podatkowym wyjaśnione zostało w art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2013 r. poz. 1409 ze zm.). Zapisano tam, że

przez remont należy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych, polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym. Istotą remontu są działania podejmowane w trakcie eksploatacji środka trwałego będące wynikiem jego zużycia, których celem jest przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka, niezwiększające jego wartości początkowej.

Remontem są roboty, które nie powodują zmian, tzn. nie poprawiają głównych parametrów użytkowych środka trwałego ani też nie zwiększają jego sprawności technicznej w stosunku do sprawności pierwotnej. Remont zmierza do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środka trwałego i jest rodzajem naprawy, wymiany zużytych elementów. Działania remontowe mogą być realizowane z zastosowaniem nowoczesnych materiałów. Prace remontowe mają na celu utrzymanie środka trwałego we właściwym stanie i nie powodują wzrostu jego wartości użytkowej. 


Remont a koszty podatkowe

Wydatki poniesione na remonty prowadzone w trakcie eksploatacji środka trwałego uprawniają podatnika do zaliczenia ich w całości do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast, gdy wartość prac modernizacyjnych prowadzonych w danym roku nie przekroczyła kwoty 3500 zł i miały one charakter typowo odtworzeniowy (remont), taki wydatek można zaliczyć do kosztów podatkowych na bieżąco.