Zwolenia z obowiązkowego KSeF

Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy KSeF stał się faktem dla największych firm, których obroty za 2024 r. przekroczyły 200 mln zł i to one w pierwszej kolejności są zobligowane do wystawiania faktur w nowym systemie.

Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie wszystkich podatników.

Ministerstwo Finansów wskazuje jednak na zwolnienia z obowiązkowego KSeF bądź przystąpienie dobrowolne.
Pierwsza grupa to zwolnienie co do wartości sprzedaży. Otóż, w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnicy, którzy są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Należy jednak być bardzo czujnym, ponieważ jeżeli kwota sprzedaży w danym miesiącu przekroczy kwotę graniczną, kolejne faktury należy już niezwłocznie wystawić za pomocą KseF.

Podatnicy, dla których KSeF jest obowiązkowy mają możliwość skorzystania z bezpłatnych narzędzi, jakie oferuje Ministerstwo Finansów bądź z programów komercyjnych (Fot. Pixabay.com/pl)

Kolejna grupa to podatnicy zwolnieni z Vat na mocy art. 43 ust.1 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tzw. rolnicy ryczałtowi. Rolnik ryczałtowy co do zasady nie wystawia faktur, obowiązuje go inny tryb, a mianowicie faktura RR, którą wystawia za rolnika nabywca, podatnik, który zakupił od rolnika, np. płody rolne, żywiec. Jednakże w przedmiotowym przypadku na dzień dzisiejszy istnieje całkowita dobrowolność i jeżeli rolnik ryczałtowy wyraża chęć przystąpienia do KSeF, to ma taką możliwość.

Ponadto istnieją szczególne procedury w Vat, które zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, należą do nich między innymi:

• świadczenia usług przejazdów autostradą płatną, dokumentowanych paragonem z NIP uznanym za fakturę;
• świadczenia usług przewozu osób, a usługi te są dokumentowane biletami uznanymi za faktury;
• świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe dokumentowane fakturami.

Jednocześnie przypomnijmy, podatnicy, dla których KSeF jest obowiązkowy mają możliwość skorzystania z bezpłatnych narzędzi, jakie oferuje Ministerstwo Finansów bądź z programów komercyjnych. 

Dostęp do aplikacji wymaga danych autoryzacyjnych. Dodatkowo istnieje również możliwość nadania innemu podmiotowi uprawnień do wystawienia lub dostępu do e-faktur oraz do nadawania dalszych uprawnień, np. pełnomocnictwo dla biura rachunkowego czy kontrahenta wystawiającego faktury w trybie samofakturowania. 

Ministerstwo Finansów przygotowało stronę internetową dedykowaną KSeF wraz ze wszystkimi informacjami oraz niezbędnymi narzędziami do pobrania (https://ksef.podatki.gov.pl/). Ponadto zarówno MF, jak również urzędy skarbowe wychodząc naprzeciw podatnikom, przeprowadziły oraz nadal prowadzą bardzo bogatą kampanię informacyjno-szkoleniową w taki sposób, aby żaden podatnik nie został bez pomocy, a żadne pytanie bez odpowiedzi.