Krajowy System e-Faktur

Faktura ustrukturyzowana to inaczej faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę. Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla największych firm, których obroty za 2024 r. przekroczyły 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotknie wszystkich podatników.

Przypomnijmy, podatnicy będą mogli korzystać z bezpłatnych narzędzi, jakie oferuje Ministerstwo Finansów (MF) bądź z programów komercyjnych. Zobowiązani do przystąpienia do KSeF są zarówno podatnicy czynni, jak również zwolnieni z VAT.

Nowy system ma na celu uporządkowanie oraz ułatwienie podatnikom wystawianie oraz wysyłanie faktur. Jest to miejsce, w którym każdy podatnik będzie musiał również pobrać faktury zakupowe. Dostęp do aplikacji wymaga danych autoryzacyjnych. Dodatkowo istnieje również możliwość nadania innemu podmiotowi uprawnień do wystawienia lub dostępu do e-Faktur oraz do nadawania dalszych uprawnień, np. pełnomocnictwo dla biura rachunkowego. Przedmiotowe pełnomocnictwa będą wymagać złożenia zawiadomienia ZAW-FA (ZAWIADOMIENIE O NADANIU LUB ODEBRANIU UPRAWNIEŃ DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR) składanego we właściwym Urzędzie Skarbowym. 
Ministerstwo Finansów przygotowało stronę internetową dedykowaną KSeF wraz ze wszystkimi informacjami oraz niezbędnymi narzędziami do pobrania (https://ksef.podatki.gov.pl/). Ponadto zarówno MF, jak również Urzędy Skarbowe wychodząc naprzeciw podatnikom organizują spotkania, szkolenia na temat wdrożenia i samego działania Krajowego Systemu e-Faktur. Są to szkolenia zarówno stacjonarne, jak i on-line. Warto już teraz zorientować się w swoim Urzędzie, kiedy przedmiotowe szkolenie jest organizowane i wziąć w nim udział, aby być przygotowanym, gdy system wejdzie w życie.

Reasumując, nowa aplikacja może przynieść wiele korzyści szczególnie w prawidłowym określeniu daty obowiązku podatkowego, podczas rozliczania faktur korygujących. Jednakże, jak każda nowość, budzi wiele wątpliwości i kontrowersji, zwłaszcza dla osób wykluczonych cyfrowo, które nie mają dostępu do nowych technologii cyfrowych bądź nie posiadają odpowiednich umiejętności do prawidłowego ich wykorzystania.