Przygotowanie do KSeF – od czego zacząć w KGW?

Ta data dotyczy wszystkich podmiotów, których obroty miesięczne przekraczają 10.000 zł, w tym tych, które wystawią fakturę dla KGW. A skoro będą już obsługiwały i wysyłały ten dokument za pomocą omawianego systemu, spowodują zarazem, że koło gospodyń – chcąc odebrać tę fakturę – musi się do systemu zalogować. Warto zatem wcześniej się przygotować do tego rozwiązania zgodnie z wytycznymi organu legislacyjnego i instrukcjami KSeF.

Kompleksowy system obrotu e-fakturami będzie więc potrzebny kołom gospodyń wiejskich w dwóch aspektach: przy wystawianiu i wysyłaniu faktur do KSeF oraz odbieraniu faktur wystawionych dla kół z KSeF.

Obowiązek wystawiania faktur występuje od 1 lutego 2026 roku – dla podmiotów, których obroty w 2024 roku przekraczały 200 milionów zł, od 1 kwietnia 2026 roku – stanie się obligatoryjną czynnością dla podmiotów, których obroty miesięcznie przekraczają 10.000 zł, a od 1 stycznia 2027 roku będzie dotyczył wszystkich podmiotów, które wystawiają faktury. Jeżeli po 1 kwietnia 2026 r. KGW przekroczy limit 10.000 zł sprzedaży w danym miesiącu, rozpocznie się wtedy już na stałe obowiązek wymiany (wystawiania i wysyłania) faktur w KSeF dla tego KGW.

Powyższe odroczenia będą dotyczyć obowiązku wystawiania, a nie otrzymywania faktur w KSeF. Warto zapamiętać, że od 1 lutego 2026 r. co do zasady wszyscy podatnicy będą odbierali faktury przy użyciu KSeF w tym obowiązek ten obejmie wszystkie KGW i inne organizacje pozarządowe.

Przygotowanie do KSeF – od czego zacząć w KGW?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga weryfikacji posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienia się w systemie. Uwierzytelnienie to potwierdzenie tożsamości danej osoby fizycznej lub podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu. Czynność ta pozwala mieć pewność, że w systemie w imieniu organizacji nie działa osoba anonimowa. Uwierzytelnienie członków KGW korzystających z KSeF wymaga użycia jednej z poniższych metod, określonych w rozporządzeniu w sprawie korzystania z KSeF:

• dane weryfikowane są za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jeżeli pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online
• można wykorzystać certyfikat KSeF wytworzony po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa wyżej.

Do końca 2026 r. do uwierzytelniania się w KSeF będzie można wykorzystać tzw. token, tj. wygenerowany w systemie ciąg znaków alfanumerycznych (z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego zakresu kompetencji. Metoda uwierzytelnienia zależy od formy prawnej podmiotu i jego możliwości. Pieczęć elektroniczna jest metodą płatną, stąd zapewne więcej kół będzie zainteresowanych raczej certyfikatem gotowym do uzyskania po zgłoszeniu do Urzędu Skarbowego nadania uprawnień do korzystania z KSeF dla administratora KGW. Będzie to osoba, która działa jednocześnie w zarządzie KGW, ale też sprawnie obsługuje komputer i posiada profil zaufany, którym będzie uwierzytelniać zarówno wejście do systemu, jak i inne czynności (np. nadawanie upoważnień i pełnomocnictw w systemie KSeF).

Koło gospodyń wiejskich powinno więc zacząć od złożenia druku ZAW-FA wskazującego tę osobę. Dokument ten należy wydrukować, wypełnić i podpisać zgodnie ze stanem reprezentacji KGW wynikającym ze statutu. Najważniejsze jest, by w ZAW-FA w części C podać dane osoby, którą stowarzyszenie ustanowi jako administratora. Druk można złożyć osobiście w Urzędzie Skarbowym lub wysłać pocztą najlepiej za potwierdzeniem odbioru (żółta zwrotka) lub poprzez ePUAP bądź też jako załącznik do pisma ogólnego w eUrzędzie Skarbowym. Przez e-Urząd Skarbowy druk ten należy wysłać jako skan wypełnionego i podpisanego formularza. Druk ZAW-FA można pobrać na stronie: https://www.podatki.
gov.pl/media/0pqh102d/zaw-fa-02-08.pdf

Urząd Skarbowy poinformuje mailem zarówno osobę wyznaczoną na administratora KGW, jak i wyśle na adres mailowy KGW informację o przyjęciu zgłoszenia i możliwości odbierania oraz wystawiania faktur w KSeF. Okres oczekiwania na tę usługę w styczniu br. wynosił od 2 do 4 tygodni. Po uzyskaniu informacji z US, koło powinno wybrać metodę korzystania z KSeF. Jeśli KGW korzysta z programu do wystawiania faktur, to należy sprawdzić, czy program ten będzie dostosowany do KSeF.

Warto zwrócić uwagę na Aplikację Podatnika KSeF – jest bezpłatnym narzędziem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów na okoliczność wejścia w system.

Aplikacja jest dostępna pod linkiem: https://ksef.podatki.gov.pl/ i w wersji testowej działała już od stycznia br. Wersja demo wymaga już uwierzytelniania się prawdziwymi danymi, choć jest to nadal środowisko testowe aplikacji, w którym można ćwiczyć wystawianie faktur. Po 1 lutego 2026 roku jest dostępna bezpłatna wersja tej aplikacji umożliwiająca zarówno wystawianie, jak i odbieranie faktur. Przy wyborze programu do pracy z systemem KSeF istotne jest, by sprawdzić, czy program będzie wysyłał wystawione faktury skutecznie, czy będzie sam generował UPO – potwierdzenie nadania faktur, czy też manualnie będzie konieczność wykonania tej czynności przez osobę obsługującą.

Nadanie uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF pozwoli na dodawanie uprawnień do wystawiania faktur. Proces fakturowania w systemie KSeF należy poprzedzić uzyskaniem certyfikatu lub tokena. Certyfikat to klucz dostępu do systemu. Można go wygenerować w aplikacji Ministerstwa Finansów.

Od 1 lutego 2026 roku jest możliwość generowania dwóch rodzajów certyfikatów. Pierwszy z nich uwierzytelniający
– pozwala na korzystanie z systemu w łatwy sposób za pomocą uruchamianego w KSeF certyfikatu uwierzytelniającego i drugi rodzaj – certyfikat umożliwiający wystawienie faktury w systemie offline24, przeznaczony do korzystania, gdy nie działa Internet lub system KSeF. Certyfikat będzie ważny dwa lata. Dokument ten jest nadawany jednej osobie, zatem nie przekazujemy go w organizacji między sobą. Hasło do certyfikatów jest nieodzyskiwalne. 

Certyfikaty przede wszystkim pozwalają na uwierzytelnienie w systemie KSeF i są przewidziane do obsługi programu na dłużej. Warto pamiętać, że o wydanie certyfikatu można będzie występować w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Kwestie techniczne związane z wydaniem oraz pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostały opisane w dokumentacji technicznej, opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Natomiast tokeny będą ważne tylko do końca 2026 roku. Token zawiera w sobie uprawnienia podatnika, które są deklarowane w momencie jego generowania. Kluczowym założeniem certyfikatów KSeF i zarazem nowością będzie to, że stanowią one wyłącznie środek uwierzytelnienia w systemie – podobnie jak np. podpis kwalifikowany. Dzięki niemu możemy wystawić fakturę w systemie offline24.

Wszystkie powyższe zaostrzenia co do uwierzytelnienia są zabezpieczeniem przed fałszerstwami. Rok 2026 będzie okresem przejściowym, także ulgowo będą traktowane błędy występujące po stronie zarówno wystawiających, jak i odbierających faktury, tak zapowiada Ministerstwo Finansów. Część faktur będzie wystawiona tylko w KSeF, część w trybie offline, a może nawet podwójnie.

Wystawiający fakturę wydrukuje nam ją i uwidoczni podgląd. Istotne jest, by koła gospodyń wiejskich umiały przede wszystkim korzystać z systemu do odebrania faktur. Wdrożenie obowiązkowego KSeF w Polsce stanowi istotny krok w rozwoju cyfryzacji. Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, fakturą będzie określony zestaw danych cyfrowych. Jednolity wzór faktury dla wszystkich, przesyłanie ich w czasie rzeczywistym będzie sprzyjać spójnym danym po stronie wystawiających i odbierających. Zredukowana zostanie liczba pomyłek, a także zakłada się, że system przełoży się na realną oszczędność czasu w wypełnianiu obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji podatkowych.

ŁODR Anna Walas