Jakich faktur nie dotyczy KSeF ?

Od 1 kwietnia br. obowiązkiem wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) zostały objęte podmioty, których łączna kwota, na którą wystawiają faktury przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie. 

Co do zasady KSeF obsługuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane, które dokumentują rzeczywistą sprzedaż, podlegają księgowaniu i wywołują skutek podatkowy. Niektórych dokumentów w ogóle nie można wystawić w KSeF, wynika to ze specyfiki działania systemu. Całkowicie wyłączone z

KSeF są: 
- noty korygujące – wszelkie pomyłki na fakturze można w KSeF korygować wyłącznie za pomocą faktury korygującej;
- duplikaty faktur – w KSeF nie są one potrzebne, ponieważ każda faktura ma być przechowywana w systemie przez 10 lat i w każdej chwili można ją ponownie pobrać;
- faktury pro forma – nie podlegają one raportowaniu do KSeF, ponieważ nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT.
Kwestię obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych reguluje art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT – w brzmieniu od 1 lutego 2026 roku – wskazuje przypadki, w których obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie występuje. Na liście tej znajdują się:
- podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C) – faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej można, ale nie trzeba wystawiać w KSeF;
- podmioty niemające siedziby w Polsce – chodzi tu dokładnie o podatników, którzy:
– nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
– posiadają jedynie stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (a siedzibę poza nim), ale nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- podatnicy korzystający z procedur szczególnych:
– nieunijnej procedury OSS dotyczącej niektórych usług,
– szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
– szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych;
- podatnicy korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT – chodzi tu o zwolnienia podmiotowe z podatku VAT, które przysługują podatnikom z siedzibą w innym państwie członkowskim UE.

W wymienionych powyżej przypadkach wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Dodatkowo istnieją przepisy przejściowe, które zwalniają przedsiębiorców z obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur do 31 grudnia 2026 roku. Na ich podstawie nie trzeba wystawiać faktury w KSeF w następujących przypadkach:
- jeśli wartość sprzedaży brutto nie przekracza w ciągu miesiąca kwoty 10 000 zł – po przekroczeniu tego limitu każdą kolejną fakturę należy jednak już wystawiać w KSeF;
- jeśli faktury wystawiane są przy użyciu kas fiskalnych – dotyczy to także faktur uproszczonych, czyli paragonów z NIP do kwoty 450 zł (100 euro).

Powyższe wyłączenia dotyczą głównie najmniejszych firm, dla których dostosowanie się do nowego sposobu fakturowania sprzedaży jest największym wyzwaniem.

Od 1 kwietnia 2026 roku faktury w KSeF powinni wystawiać rolnicy, którzy są czynnymi podatnikami VAT i dokonują sprzedaży na rzecz innego podatnika. Obowiązek ten nie dotyczy jednak rolników ryczałtowych, którzy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Oznacza to, że nabywcy produktów rolnych wciąż mogą wystawiać faktury VAT RR w formie papierowej, jeśli rolnik nie korzysta z KSeF.
Warto jednak mieć na uwadze, że odbieranie faktur zakupowych w KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 roku. Podatnicy, którzy nie są objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF,  mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane. 

Iwona Serkowska, KPODR
Opracowano na podstawie: www.podatki.gov.pl