Faktura korygująca a nota korygująca - czym się różnią?

Faktury korygujące są szczególnym rodzajem faktur, których funkcja polega na doprowadzeniu faktury pierwotnej do stanu odpowiadającemu rzeczywistości. Faktury są bowiem dokumentem sformalizowanym i niedozwolone są na nich żadne dopiski czy poprawki. Faktrura korygująca ma moc faktury i pod każdym względem należy ją traktować jako zwykłą fakturę. Wystawiane są w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. 

Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury korygującej. Wśród nich należy wyróżnić trzy grupy – zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające podstawę opodatkowania i stwierdzające inne pomyłki. Wystawienie korekty jest zatem niezbędne, gdy po wystawieniu faktury: udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, udzielono opustów i obniżek cen (po dokonaniu sprzedaży), dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Dane, jakie powinny znajdować się na fakturze korygującej:
- stwierdzenie „Faktura Korygująca” lub słowo „Korekta”,
- numer księgowy oraz termin wystawienia,
- powód wystawienia faktury korygującej,
- w przypadku gdy faktura korygująca ma związek ze zmianą kwoty, od której liczony jest podatek dochodowy lub zmianą kwoty podatku należy je uwzględnić na fakturze korygującej,
- nazwa towaru, którego korekta dotyczy,
- nieokreślone wyżej pozycje, które uległy zmianie,
n informacje, które są zawarte na fakturze, a dotyczą faktury korygującej, czyli:
– datę wystawienia;
– kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
– numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
– numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. (Art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy o VAT).

Przepisy nie precyzują terminu, który określa konieczność wystawienia faktury korygującej. Zgodnie z praktyką księgową powinna być to data zdarzenia, które zmusiło nas do wystawienia korekty. Przykładem może być m.in. data zwrotu towaru lub zaliczki, data spostrzeżenia pomyłki na pierwotnej fakturze bądź data przyznania upustu. 

Powód wystawienia faktury korygującej jest niezwykle istotny z punktu widzenia jej księgowania zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy korekty.

Jeżeli korekta jest wynikiem błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki (np. mylnie wyliczona kwota VAT od wartości netto), konieczne jest cofnięcie się do okresu, w którym została ujęta pierwotna faktura. Jeżeli natomiast faktura pierwotna została wystawiona poprawnie, a dopiero później wystąpiły okoliczności, takie jak zwrot towaru czy udzielenie opustu, księgowania dokonuje się w okresie bieżącym. 

W przypadku, kiedy faktura korygująca zmniejsza podstawę opodatkowania, sprzedawca co do zasady musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej. 

Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w przypadkach obniżenia podstawy opodatkowania (kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen; wartość zwróconych towarów i opakowań; zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło) w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Drugą z metod naprawiania nieprawidłowości powstałych wskutek błędnego wystawienia faktur kosztowych lub korygujących jest nota korygująca wystawia ją odbiorca pierwotnego dokumentu.

Nota korygująca to dokument, którego się nie księguje – jego rolą jest formalna korekta wcześniej wystawionej faktury. 
Jeśli na fakturze umieszczono błędne dane, można je poprawić za pomocą noty korygującej. Może to zrobić jedynie nabywca towaru bądź usługi. Jeżeli informacje na temat nabywcy towaru lub usługi są nieklarowne (np. niekompletne lub wypełnione z błędami) i przez to nabywca nie może egzekwować prawa do odliczenia naliczonego podatku, wówczas najlepszym wyjściem jest nota korygująca. Nota korygująca powinna zostać wystawiona, jeśli błąd dotyczy elementów opisowych faktury, czyli na przykład: 
– źle wpisany adres nabywającego bądź sprzedawcy,
– niewłaściwy NIP,
– błędnie podana data sprzedaży, odbioru, terminu płatności,
– złe oznaczenie towaru lub usługi.

Jeśli nota korygująca jest przesyłana do wystawcy pierwotnej faktury drogą tradycyjną (pocztą), należy sporządzić dwa egzemplarze tego dokumentu. Gdy adresat przesyłki (wystawca poprawianej faktury) zaakceptuje notę korygującą, podpisuje się na obu egzemplarzach i odsyła jeden z nich z powrotem do tego, kto ją wystawił. W ustawie o podatku od towarów i usług możemy przeczytać, że nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez odbiorcę – ustawodawca nie sprecyzował jednak sposobu, w jaki to należy uczynić. A to zostawia pewną dowolność w tej kwestii – wystawca pierwotnej faktury może zaakceptować notę korygującą inną drogą niż tradycyjna poczta, na przykład przez e-mail.