Kontrole działalności KGW

Celem kontroli na miejscu jest weryfikacja prawidłowości działania kół zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Kół Gospodyń Wiejskich, w związku ze sprawowanym przez Prezesa Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa nadzorem nad KGW. Zgodnie z treścią Ustawy z 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich, w ramach sprawowanego nadzoru nad KGW, Prezes ARiMR może: badać sprawozdania koła pod kątem ich rzetelności, dokonywać kontroli działalności koła, dokonywać innych przewidzianych prawem czynności w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania koła. Zakres powyższych kontroli dotyczy zweryfikowania zgodności działania kół z treścią ustawy o KGW (w tym poprawności wykorzystania, wydatkowania i rozliczenia pomocy przyznanej dla KGW przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa). Tyle w ustawie, a jak to może wyglądać w praktyce?

Kontrolerzy mogą pojawić się w każdym zarejestrowanym kole, nawet takim, które nie występuje o środki finansowe lub jest w fazie likwidacji. Zakres kontroli obejmuje standardowo 5 lat wstecz, dlatego wszystko musi być archiwizowane i dostępne. Co może być sprawdzane? Kontrolujący skupiać się będą przede wszystkim na dokumentacji, interesować ich będzie również sposób funkcjonowania koła. Niezbędne dokumenty to:

• w zakresie rejestracji koła: wniosek o wpis do rejestru KRKGW, statut lub oświadczenie o przyjęciu wzorcowego statutu, uchwała o założeniu koła, uchwała o wyborze komitetu założycielskiego lub zarządu, lista założycieli/członków w zakresie składanej do ARiMR pomocy finansowej: wniosek o przyznanie pomocy, sprawozdanie z wydatkowania pomocy finansowej wraz z odpowiednią dokumentacją
• dokumentacja wewnętrzna (do kontroli): protokoły zebrań, listy obecności, dokumentacja księgowa (uproszczona ewidencja lub księgi rachunkowe).

Wskazane jest również, aby koło posiadało dowody informowania członków o zebraniach i zmianach organizacyjnych oraz miało dokumentację fotograficzną działalności. Brak któregokolwiek dokumentu może utrudnić kontrolę i wydłużyć jej przebieg, dlatego tak ważna jest systematyczność i dokładność. W przypadku środków finansowych kontrolerzy analizować będą głównie ostatnie rozliczenie, dlatego szczególnie istotna jest aktualna dokumentacja. Sprawdzane będzie rozliczenie pomocy z ARiMR – weryfikacja nie dotyczy innych źródeł finansowania działalności koła. Kontrolujący informują wcześniej telefonicznie o planowanym terminie wizyty. Podczas czynności muszą być obecni przedstawiciele zarządu zgodnie ze statutem. Jeśli zarząd działa łącznie, wymagana jest obecność wszystkich wskazanych osób. Jeżeli nie jest to możliwe, można wyznaczyć pełnomocnika, ale dokument pełnomocnictwa musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji. Kontrola to nie tylko sprawdzanie prowadzonej dokumentacji, lecz także rozmowa – pytania będą dotyczyć działalności koła, sposobów realizacji zadań, wykorzystywania środków finansowych oraz zgodności działań z obowiązującym statutem i aktualnymi przepisami.

Wyniki kontroli rejestrowane są w protokole z czynności kontrolnych sporządzanym w formie pisemnej. Zarząd ma obowiązek udostępnić te informacje na najbliższym zebraniu członków KGW.

Jeżeli podejmowane działania są oparte na zapisach statutu i są na to odpowiednie dokumenty, kontrola przebiega sprawnie, może być również wskazówką do dokumentowania zdarzeń w sposób prawidłowy. Kontrolowane KGW może zgłosić uwagi do protokołu z czynności kontrolnych podczas kontroli lub może je przesłać w terminie późniejszym w formie pisemnej.

Najważniejsze wnioski:

• kontrola jest wcześniej zapowiedziana telefonicznie

• obejmuje nie tylko dokumenty, lecz także rozmowę o działalności

• podczas weryfikacji powinny być obecne osoby wskazane w statucie

• w razie potrzeby można wyznaczyć pełnomocnika (dokument pełnomocnictwa podpisany przez wszystkich reprezentantów)
• dobra znajomość statutu oraz działalności koła stanowi podstawę sprawnego i bezproblemowego przebiegu czynności kontrolnych.

Dobrze przygotowane koło nie ma problemów podczas kontroli, sprawnie przechodzi procedurę i może dalej korzystać z dostępnych środków oraz rozwijać działalność.

Izabela Radziwon
Oddział w Kościerzynie ŁODR